「研修医マッチングの送付状って何を書けばいいの…？」「失礼のない送付状の書き方を知りたい！」と悩んでいませんか？
今回は、マッチング活動中の医学生に向けて、見学や採用試験での履歴書送付時に欠かせない「送付状」の正しい書き方とポイントを徹底解説します。前半では送付状の基本と必須項目、後半では例文や注意点について具体的に紹介していきます。
日本初の研修医マッチング対策専門サイトTellmeduが、採用担当者の目に留まる送付状の作成法をお教えします！
この記事を最後まで読めば、送付状作成のコツを掴み、好印象を与える丁寧な送付状が作成できるようになります。マッチング活動をスムーズに進めたい、第一印象で差をつけたいという方は、ぜひ参考にしてみてください！
送付状とは？マッチング活動における役割と重要性
送付状は、履歴書などの書類を病院に送る際に同封する文書のことです。一見すると形式的なものに思えますが、実はあなたの第一印象を左右する重要なアイテムなんです！
送付状の基本的な役割
送付状には主に3つの役割があります。
- 送り手の情報を明示する役割：誰からの書類なのかを明確に伝えます
- 同封書類の内容を伝える役割：何の書類が入っているのかを示します
- 丁寧さをアピールする役割：相手への配慮や誠意を表します
病院側は、多くの医学生からの応募書類を受け取ります。その中で、送付状から「きちんとした人だな」という印象を持ってもらえると、その後の選考にも良い影響を与えることができるんです。
なぜマッチング活動で送付状が重要なの？
「送付状くらいで評価が変わるの？」と思うかもしれませんが、実は大切なんです！
送付状は、あなたの社会人としての基本的なマナーを示すものです。特に医師という職業は、患者さんとの信頼関係が重要なので、細かい部分でも誠実さや丁寧さが評価されます。
送付状の書き方一つで「この学生は細部まで気を配れる人だ」という印象を与えられるチャンスなんです。逆に言えば、送付状が雑だと「この程度のことも丁寧にできないのか」とマイナスの評価につながることも…。
マッチング完全対策パックでは、すぐに使える送付状のテンプレートも提供していますので、自信がない方はぜひ活用してみてくださいね！
送付状の基本構成と必須記載事項
送付状を作成するときには、基本的な構成と必ず記載すべき事項があります。この型を守ることで、プロフェッショナルな印象を与えることができますよ！
送付状に必ず記載すべき5つの項目
送付状には以下の5つの項目を必ず記載しましょう。
- 日付：送付状を作成した日付を右上に記入します
- 宛先：病院名、部署名、担当者名などを丁寧に記載します
- 件名：何の目的で送るのかを明確に示します（例：「病院見学申込書類在中」）
- 本文：簡潔に書類送付の目的を伝えます
- 差出人情報：あなたの名前、所属大学、連絡先などを明記します
これらの項目が漏れなく記載されていることで、受け取る側も「何の書類か」「誰からのものか」が一目で分かり、好印象につながります。
送付状の適切なレイアウト
レイアウトも重要なポイントです。基本的には以下のような配置が一般的です。
- 日付：右上に記載
- 宛先：左上、日付より少し下に記載
- 件名：中央よりやや左に記載
- 本文：中央部分に記載
- 差出人情報：右下に記載
バランスよく配置することで見やすくなり、内容が伝わりやすくなります。マッチング完全対策パックには、見やすいレイアウトのテンプレートが含まれていますので、迷ったときはそちらを参考にするとよいでしょう。
送付状はA4用紙で作成する
送付状はA4サイズの白い用紙で作成するのが基本です。カラー用紙や柄入りの紙は避けましょう。また、縦書きではなく横書きで作成するのが一般的です。
パソコンで作成する場合は、フォントも統一し、文字の大きさも適切なサイズ（10〜12ポイント程度）に設定しましょう。手書きで作成する場合も、読みやすさを重視して丁寧に書くことが大切です。
適切なレイアウトと書式で送付状を作成することで、あなたの誠実さと丁寧さをアピールすることができますよ！
見学申込時の送付状の書き方とポイント
病院見学は、マッチング活動の中でも特に重要なステップです。その第一歩となる見学申込時の送付状は、最初の印象を左右する大切なものです。ここでは、好印象を与える送付状の書き方のポイントを紹介します。
見学申込時の送付状で重視すべき3つのポイント
見学申込時の送付状では、特に以下の3点に気をつけましょう。
- 礼儀正しさを示す：丁寧な言葉遣いと謙虚な姿勢を心がけます
- 志望意欲をさりげなく伝える：熱意は伝えつつも押しつけがましくならないよう注意します
- 簡潔さを保つ：長々と書くのではなく、要点を絞って簡潔に伝えます
特に志望意欲については、「ぜひ貴院で研修させてください！」と強く主張するよりも、「貴院の研修プログラムに大変興味を持ち、見学をさせていただきたく存じます」というように控えめに伝える方が好印象です。
希望日程の伝え方
見学希望日は具体的に記載し、複数の候補日を挙げるのがベストです。
例えば「第1希望：6月10日(月)、第2希望：6月12日(水)、第3希望：6月17日(月)」というように明確に記載することで、病院側も調整しやすくなります。
また、希望診療科がある場合もきちんと記載しましょう。「内科を中心に見学させていただければ幸いです」といった形で希望を伝えると良いですね。
お願いの姿勢を示す適切な表現
送付状では、お願いする立場であることを忘れずに、適切な表現を使いましょう。
- 「ご多忙中恐縮ですが、ご検討いただければ幸いです」
- 「お手数をおかけいたしますが、よろしくお願い申し上げます」
- 「貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございます」
このような表現を使うことで、相手への配慮と感謝の気持ちが伝わります。
しかし、過度に謙遜する表現（「僭越ながら」「浅学非才の身ではございますが」など）は逆に不自然に感じられることもあるので、使いすぎには注意しましょう。
マッチング完全対策パックでは、見学申込時の送付状テンプレートを提供しており、適切な敬語表現や文例を参考にすることができますよ！
採用試験応募時の送付状の書き方とポイント
見学を終え、いよいよ採用試験に応募する段階になったら、より一層丁寧な送付状が求められます。ここでは、採用試験応募時の送付状作成のポイントを解説します。
採用試験応募時の送付状で強調すべき点
採用試験応募時の送付状では、以下の点を強調するとよいでしょう。
- 見学のお礼：以前見学させていただいた際のお礼を述べる
- 志望意欲の明確化：見学を通して感じた貴院での研修への具体的な希望を伝える
- 熱意のアピール：真摯な姿勢と熱意をさりげなく伝える
「〇月〇日に見学させていただき、先生方の熱心な指導や研修医の先生方の生き生きとした姿に感銘を受けました」というように、見学で感じた具体的な印象を織り交ぜると誠実さが伝わります。
同封書類の明記方法
送付状には同封している書類を明確に記載しましょう。例えば：
【同封書類】
1. 履歴書 1通
2. 小論文 1通
3. 成績証明書 1通
4. 健康診断書 1通
このように箇条書きにすることで、相手側も確認しやすくなります。また、書類に不備がないかをチェックする際の助けにもなります。
試験に対する意気込みの適切な伝え方
意気込みを伝える際は、熱意は示しつつも謙虚さを忘れないようにしましょう。
「貴院の理念である『患者さん中心の医療』に共感し、そのような医療を実践できる医師になるため、精一杯努力する所存です」というように、病院の理念や特色に触れながら自分の意気込みを伝えると説得力が増します。
ただし、「絶対に合格したいです！」「必ず貴院で研修させてください！」といった強い表現は避け、「ご縁がありましたら」「機会をいただけましたら」といった控えめな表現を使うのがマナーです。
マッチング完全対策パックでは、採用試験応募時の送付状テンプレートも用意していますので、ぜひ参考にしてくださいね！
送付状作成の10のポイントと注意点
送付状を作成する際には、細かい点にも気を配ることで、より良い印象を与えることができます。ここでは、送付状作成における10のポイントと注意点を紹介します。
送付状作成の10のポイント
- 丁寧な言葉遣いを心がける：敬語を適切に使用し、謙虚な姿勢を示しましょう
- 簡潔明瞭に書く：長文は避け、要点を絞って伝えましょう
- 誤字脱字をチェックする：送る前に必ず確認しましょう
- 宛名は正確に：病院名、部署名、担当者名などを間違えないように注意しましょう
- 日付は書類作成日を記入：送付する日付を正確に記入しましょう
- 同封書類を明記する：何を同封しているのかを明確に記載しましょう
- 連絡先を必ず記載する：電話番号やメールアドレスを忘れずに記入しましょう
- 署名を忘れない：送付状の最後には必ず自筆で署名しましょう
- 印刷の質を確認する：かすれや汚れがないように注意しましょう
- 封筒に入れる際の折り方にも気を配る：きれいに三つ折りにして封入しましょう
これらのポイントを押さえることで、相手に「丁寧で細部まで気配りができる人」という印象を与えることができます。
よくある間違いとその対処法
送付状作成でよくある間違いとその対処法を紹介します。
- 宛名の間違い：インターネットや電話で最新情報を確認し、正確に記載しましょう
- 敬語の使い方の誤り：「〜させていただく」の乱用や二重敬語に注意しましょう
- 文章が長すぎる：送付状は簡潔に。詳細は履歴書や小論文で伝えましょう
- 日付の記載漏れ：送付状の日付は右上に必ず記入しましょう
- 連絡先の記載漏れ：電話番号だけでなく、メールアドレスも記載すると良いでしょう
特に宛名については、「〇〇病院 研修医採用担当 御中」としっかり記載することが大切です。また、最近は担当者名まで記載することが一般的になってきていますので、わかる場合は「〇〇病院 研修医採用担当 △△様」と記載するとより丁寧です。
医学生らしい誠実さを伝える表現
医学生としての誠実さを伝える表現を使うことで、好印象を与えることができます。
- 「日々の学びを活かし、患者さんのために尽力できる医師を目指しています」
- 「臨床現場での実践的な学びを深めたいと考えております」
- 「医療人としての責任感と使命感を持ち、誠実に取り組む所存です」
このような表現を使うことで、医学生としての意識の高さと誠実さをアピールできます。ただし、大げさな表現は避け、自然な形で伝えることがポイントです。
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封筒の正しい書き方と送付方法
送付状を含めた書類は、封筒に入れて送ることになります。封筒の書き方や送付方法にも気を配ることで、より好印象を与えることができますよ。
封筒の宛名と差出人の書き方
封筒の表面には宛名を、裏面には差出人の情報を記載します。
表面（宛名）の書き方
- 右側に宛先の郵便番号と住所を記入
- 中央よりやや左に病院名、部署名、担当者名を記入
- 左下に赤字で「履歴書在中」などと記入
裏面（差出人）の書き方
- 左下に自分の郵便番号、住所を記入
- その下に氏名と所属大学を記入
- 左上に投函日を記入
宛名は正確に書くことが大切です。特に病院名は略さず正式名称で書きましょう。例えば「〇〇赤十字病院」ではなく「日本赤十字社〇〇赤十字病院」というように正式名称を使います。
封筒のサイズと種類の選び方
書類を送る際の封筒は、以下の点に注意して選びましょう。
- サイズ：A4用紙が折らずに入るA4サイズ（角形2号）を使用
- 色：白色の封筒を使用（カラー封筒は避ける）
- 素材：クラフト封筒ではなく、上質紙の封筒を選ぶ
書類は折らずに送るのがマナーですので、必ずA4サイズが入る大きさの封筒を使いましょう。また、封筒の色は白が基本です。茶色のクラフト封筒はビジネス用としては適していません。
送付方法と送付タイミング
書類は以下の方法で送りましょう。
- 送付方法：簡易書留やレターパックなど、追跡できる方法での送付が安心
- 送付タイミング：締切日の1週間前までには届くように送付
- 確認の連絡：書類が届いているか確認したい場合は、控えめに電話やメールで問い合わせる
特に送付タイミングは重要です。締切ギリギリに送ると、万が一の遅延や不備があった場合に対応できません。余裕を持って送付することで、誠実さと計画性をアピールできます。
また、書類送付後に「書類を送付させていただきました。お手元に届きましたでしょうか」と簡単な確認の連絡をすることで、より丁寧な印象を与えることができます。ただし、繁忙期には控えめな問い合わせを心がけましょう。
マッチング完全対策パックでは、封筒の書き方や送付方法についても詳しく解説していますので、不安な方はぜひ参考にしてくださいね！
まとめ：好印象を与える送付状で差をつけよう
送付状は、マッチング活動において見落とされがちですが、実は第一印象を左右する重要なアイテムです。これまでの内容をまとめ、送付状作成の重要ポイントを再確認しましょう。
送付状作成の重要ポイント再確認
送付状作成の重要ポイントは以下の通りです。
- 基本構成を守る：日付、宛先、件名、本文、差出人情報を漏れなく記載する
- 丁寧な言葉遣いを心がける：適切な敬語と謙虚な表現を使用する
- 簡潔明瞭に書く：必要な情報を過不足なく伝える
- 正確性を重視する：宛名や日付、同封書類を正確に記載する
- 送付方法にも配慮する：封筒の選択や送付タイミングにも気を配る
これらのポイントを押さえることで、「丁寧で誠実な医学生」という好印象を与えることができます。
送付状で第一印象を高めるために
送付状で第一印象を高めるためには、形式的なマナーを守るだけでなく、あなたらしさも少し加えることが効果的です。
例えば、見学時に印象に残ったエピソードを簡潔に盛り込んだり、その病院の理念や特色に触れたりすることで、「この病院のことをよく理解している」という印象を与えることができます。
ただし、個性を出すあまり、基本的なマナーがおろそかになることは避けましょう。基本をしっかり押さえた上で、さりげなく自分らしさを加えるのがベストです。
マッチング完全対策パックを活用しよう
送付状は、マッチング活動全体から見れば一部分に過ぎません。しかし、「細部に気を配れる人」という印象を与えることで、その後の選考にも良い影響を与える可能性があります。
特に、マッチング活動では「この人と一緒に働きたい」と思ってもらえるかどうかが重要です。送付状の丁寧さは、その判断材料の一つとなるのです。
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送付状という小さな一歩から、あなたの医師としての大きな一歩が始まります。丁寧に作成して、マッチング活動を成功させましょう！
