研修医マッチングの病院見学申込みや採用試験の書類を送る際、封筒の書き方や折り方に悩んでいませんか？「正しいマナーを知らなくて失敗したくない」「どんな封筒を選べばいいのかわからない」という気持ち、よくわかります！
今回は、研修医マッチングで使う封筒の正しい書き方から折り方まで、すべて解説します。前半では基本的な封筒選びやマナー、後半では実際の記入例や送り方について詳しく説明していきますね。
日本初のマッチング対策専門サイトTellmeduが、マッチング活動の細かいポイントを丁寧に解説します！この記事を読めば、研修医マッチングの封筒作成に自信がつき、病院側に好印象を与えることができますよ。医学生のみなさん、封筒作成に不安を感じている方は、ぜひ参考にしてくださいね♪
研修医マッチングで封筒が重要な理由
病院見学の申込みや採用試験の提出書類を送る際、封筒の見た目はとても重要です。なぜなら、それが病院側があなたについて得る最初の印象になるからです！
封筒が第一印象を左右する
封筒は、あなたという人物の第一印象を形作る重要なアイテムです。きちんとした封筒選びと丁寧な書き方は、「この学生はしっかりとしている」という好印象につながります。
反対に、しわくちゃの封筒や雑な書き方は「準備が不十分」「細かい配慮ができない」という印象を与えてしまいます。実際に毎年、封筒の印象が悪くて選考に悪影響が出たケースも少なくありません。
社会人としてのマナーを示す機会
封筒作成は、医学生から社会人である医師への第一歩といえるマナーです。医師は患者さんや他のスタッフと適切なコミュニケーションを取る必要があり、基本的なビジネスマナーの理解は必須スキル。
封筒の書き方一つで、あなたが社会人としてのマナーをきちんと理解しているかがわかります。マッチング完全対策パックでは、こうした細かなマナーについても詳しく解説していますよ。
書類選考の合否に影響することも
見落としがちですが、封筒の印象は書類選考の合否に影響することがあります。マッチングでは、書類選考や面接などさまざまな要素が総合的に評価されます。
特に人気の高い病院や倍率の高い病院では、細かな部分で差をつけられることも。封筒の書き方や選び方でミスをしないよう、しっかり準備しておきましょう！
封筒選びの基本とマナー
まずは、封筒選びの基本から見ていきましょう。適切な封筒を選ぶことが、好印象の第一歩です！
封筒の種類・サイズ・色の選び方
研修医マッチングでは、A4サイズの書類を折らずに入れられる「角2封筒」を選ぶのがベストです。色は白の無地が最も無難で、ビジネスシーンでも一般的に使われています。
以下のポイントに注意して封筒を選びましょう：
- 【サイズ】A4サイズの書類が折らずに入る「角2」か「角3」を選ぶ
- 【素材】薄すぎず厚すぎない、一般的な紙質のものを選ぶ
- 【色】白色の無地が基本（クラフト紙の茶色は避ける）
- 【デザイン】柄や模様のないシンプルなものを選ぶ
特に重要なのは、書類を折らずに送れるサイズの封筒を選ぶこと。履歴書やエントリーシートを折ると印象が悪くなる可能性があります。
NGな封筒の特徴
避けるべき封筒の特徴もしっかり覚えておきましょう：
- カラフルな色の封筒
- キャラクターや柄入りの封筒
- 窓付き封筒（宛名が見える穴があるもの）
- 極端に安っぽい素材の封筒
- 書類を折らないと入らないサイズの封筒
- しわや汚れのある封筒
特に注意したいのは、再利用の封筒を使うこと。古い宛名ラベルを剥がした跡や消しゴムで消した跡が残っていると、とても印象が悪くなります。
コンビニや100均でも購入できる
封筒は文房具店だけでなく、コンビニや100均でも購入できます。予算に限りがある医学生にとっては、100均の封筒でも十分なクオリティのものが多いですよ。
ただし、購入後は自宅に持ち帰って、しわや折れがないか確認してから使用してください。カバンの中で曲がったり折れたりすると印象が悪くなるので注意が必要です。
封筒の正しい書き方
封筒を選んだら、次は正しい書き方をマスターしましょう。表面と裏面、それぞれのルールがあります。
封筒表面の書き方
封筒の表面には、宛先の情報を記入します。以下のポイントを押さえましょう：
- 郵便番号：右上に「〒」をつけて記入
- 住所：都道府県名から書き始め、番地は漢数字で記入
- 宛名：病院名・部署名を正式名称で記入
- 在中表記：左下に「履歴書在中」などと赤字で記入
特に注意したいのは宛名の書き方です。病院名は略称ではなく正式名称で書くこと、部署名を正確に記入することが大切です。「〇〇病院 人事課御中」といった形で記入しましょう。
封筒裏面の書き方
裏面には、差出人の情報を記入します：
- 郵便番号・住所：左下に記入
- 氏名：住所の下に記入
- 所属：「〇〇大学医学部医学科〇年」と記入
- 日付：左上に記入（例：令和〇年〇月〇日）
裏面の封をする部分（フラップ）には、差出人の情報を左下に寄せて記入します。右側や中央に書くのはNGです。また、氏名の前に「医学生」という肩書きをつける必要はありません。
手書きとパソコン印刷どちらがいい？
封筒の記入は、丁寧な手書きが基本です。特に医学生の場合は、手書きのほうが誠意が伝わりやすいでしょう。
ただし、自分の字に自信がない場合は、宛名ラベルを使うという選択肢もあります。その場合は、封筒に合ったサイズのラベルを選び、きれいに貼ることが大切です。
手書きの場合は、必ず黒のボールペンで記入し、万年筆やサインペンは避けましょう。また、修正テープや修正液の使用もNGです。間違えた場合は、新しい封筒に書き直しましょう。
書類の入れ方と封の仕方
封筒に書類を入れる際にも、正しいマナーがあります。折り方や向きに注意して、丁寧に作業しましょう。
書類の向きと折り方
A4サイズの書類を角2封筒に入れる場合は、基本的に折らずにそのまま入れます。ただし、長形3号など小さい封筒を使う場合は、以下のように三つ折りにします：
- まず書類の下部を上に向かって約1/3折る
- 次に上部を下に向かって折り、三つ折りにする
- 折った書類は、開く部分が封筒の切り口（フラップ）側にくるように入れる
書類は表を上にして入れ、重要な書類から順に入れるのがマナーです。例えば、送付状→履歴書→成績証明書→その他の書類、という順番です。
クリアファイルの使用方法
書類をきれいに保つため、クリアファイルを使うこともできます。その場合は以下のポイントに注意しましょう：
- 無色透明のシンプルなクリアファイルを選ぶ
- 書類をクリアファイルに入れてから封筒に入れる
- クリアファイルにタイトルや名前のシールを貼らない
クリアファイルを使うことで、書類の折れやしわを防ぎ、より丁寧な印象を与えることができます。マッチング完全対策パックでは、こうした細かい点もカバーしているので安心ですよ。
封の閉じ方
封筒を閉じる際は、のりしろを舐めるのではなく、両面テープなどを使います。のりしろを丁寧に貼り、しわにならないよう注意しましょう。
また、封をする前に再度内容物をチェックすることも大切です。「書類が入っていなかった」という初歩的なミスが意外と多いので、最終確認を忘れずに行いましょう。
封筒の作成例と実際の送り方
ここでは、実際の封筒の記入例と、送る際の注意点を解説します。
表面・裏面の具体的な記入例
【表面の記入例】
〒123-4567
東京都○○区○○町1-2-3
医療法人○○会 ○○病院
人事課 研修医採用担当 御中
履歴書在中（赤字）
【裏面の記入例】
令和〇年〇月〇日
〒890-1234
東京都△△区△△町4-5-6
○○大学医学部医学科5年
山田 花子
このように、シンプルかつ正確に記入することが大切です。特に病院名や部署名は、ホームページで正式名称を確認してから記入しましょう。
郵送のタイミングと方法
見学申込みの場合、希望日の1ヶ月前までに送ることをおすすめします。締切が設定されている場合は、その1週間前までに届くよう計画しましょう。
郵送方法は、基本的には普通郵便で問題ありませんが、重要な書類や締切が迫っている場合は、以下の方法を検討しましょう：
- 【速達】通常より早く届く（翌日〜翌々日）
- 【簡易書留】配達記録が残り、万が一の紛失に備えられる
- 【レターパックプラス】追跡番号があり、受け取り確認ができる
郵便局では切手の金額も教えてもらえるので、不安な場合は窓口で相談しましょう。
到着確認の方法
書類が確実に届いたか確認するには、以下の方法があります：
- 追跡サービスがある郵送方法を選ぶ
- 送付から1週間程度経ったら、電話やメールで届いたかを確認する
- 「先日送付した書類は届きましたでしょうか」と丁寧に問い合わせる
特に重要な書類の場合は、必ず到着確認をすることをおすすめします。マッチング完全対策パックでは、こうした細かな確認作業まで含めたチェックリストも提供しているので助かりますよ。
よくある質問と注意点
最後に、封筒に関するよくある質問と注意点をまとめました。
封筒作成でよくあるミス
封筒作成でよくあるミスを避けるポイントです：
- 病院名の間違い：正式名称をホームページで確認する
- 宛名不備：部署名や担当者名を正確に記入する
- 郵便番号の間違い：必ずホームページで確認する
- しわや汚れ：清潔な環境で作業し、手が汚れていないか確認する
- 内容物の確認不足：封をする前に再度中身を確認する
特に、病院名の正式名称は「医療法人社団〇〇会」など長い場合がありますが、省略せずに正確に記入しましょう。
返信用封筒の準備方法
病院によっては、返信用封筒の同封を求められることがあります。その場合は以下のポイントに注意しましょう：
- 自分の住所・氏名を宛先に記入する
- 返信先の「行」という表記を使用する
- 適切な金額の切手を貼っておく
- 自分の住所は都道府県名から記入する
返信用封筒の右下には「〇〇大学医学部 山田花子 行」という形で記入します。相手の住所は記入しないのがマナーです。
電子申請との使い分け
最近では電子申請を受け付ける病院も増えていますが、指定がない限り以下のような使い分けをするとよいでしょう：
- 紙での提出が指定されている場合：必ず紙で送る
- メールでの送付も可能な場合：重要な書類は紙で、それ以外はメールも検討
- どちらも可能な場合：丁寧さを示すなら紙、スピードを重視するならメール
どのような方法で送る場合でも、送付状を添えるとより丁寧な印象になります。マッチング完全対策パックでは、送付状のテンプレートも提供していますよ。
まとめ：封筒作成で研修医マッチングを有利に進めよう
研修医マッチングにおける封筒作成は、見落としがちですが重要なポイントです。適切な封筒選びと正しい書き方で、あなたの誠意と社会人としてのマナーを示すことができます。
封筒作成のチェックリスト
最後に、封筒作成のチェックリストをまとめておきます：
- A4サイズが入る白の無地封筒を用意した
- 宛名は正式名称で正確に記入した
- 「在中」の表記を赤字で記入した
- 自分の住所・氏名・所属を正確に記入した
- 書類は折らずに、または正しく折って入れた
- 内容物を最終確認してから封をした
- しわや汚れがないか確認した
細かい配慮が合否を分ける
マッチングでは、細かい配慮が合否を分けることがあります。特に人気病院や倍率の高い病院では、こうした細部へのこだわりが評価されることも。
マッチング完全対策パックでは、履歴書の書き方から面接対策、お礼状の書き方まで、マッチングに必要なすべての知識とテンプレートを提供しています。封筒作成だけでなく、マッチング活動全体をスムーズに進めたい方にぴったりですよ。
自信を持ってマッチング活動を進めよう
この記事で紹介した封筒作成のポイントを押さえれば、病院への書類送付も自信を持って行えるはずです。一つひとつの作業を丁寧に行い、充実したマッチング活動を進めていきましょう！
マッチングは医師としての第一歩。細かいところまでしっかり準備して、理想の研修先で医師としてのキャリアをスタートさせてくださいね。応援しています！
